Em termos simples, investir na comunicação interna significa possibilitar que a equipe fale a mesma língua. Isso é fundamental para a saúde de qualquer negócio, até porque uma possível troca de informação incorreta é capaz de gerar grandes prejuízos.
Por mais que a sua rotina seja frenética e desgastante, saiba que é possível implantar uma excelente estratégia de diálogo dentro da empresa. Continue a leitura e confira cinco dicas essenciais para uma boa comunicação interna.
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1. Organize e armazene seus documentos
Imagine que você realizou uma tarefa e, devido a algum problema, teve que se afastar do trabalho. É natural dentro de uma empresa que outros profissionais precisem ter acesso ao que foi produzido. Acontece que essa pode ser uma ação bem desgastante se você não tiver deixado tudo devidamente armazenado.
Nesse contexto, organizar documentos (digitais ou físicos), bem como definir processos claros e objetivos para esse armazenamento é uma atividade indispensável que deve estar presente na rotina das empresas. Afinal, nada pior que perder tempo procurando algo que deveria estar à mão.
2. Faça reuniões periódicas
Uma ótima maneira de alinhar as informações que circulam entre os setores da empresa é realizando reuniões periódicas com a equipe. Afinal, esse é o momento para repassar o desenvolvimento das atividades, bem como oferecer suporte em questões mais desafiadoras.
No entanto, é importante se atentar quanto ao espaçamento entre um encontro e outro. Logo, é aconselhável realizar ao menos uma reunião semanal, na qual você poderá checar o andamento dos trabalhos que cada colaborador está desenvolvendo.
3. Estabeleça prazos para responder e-mails
Um dos maiores inconvenientes na comunicação interna é o mau uso dos e-mails. Isso porque é comum que mensagens recebidas sejam esquecidas e fiquem sem resposta por um longo tempo principalmente quando são recados de um colega, e não de um cliente.
Por essa razão, é importante determinar um prazo máximo para que todos esses e-mails internos sejam respondidos, sendo que esse prazo pode ser até superior ao que é praticado para responder mensagens externas.
4. Crie uma newsletter online
As newsletters são uma excelente alternativa para melhorar a comunicação interna em empresas, nas quais os profissionais atendem inúmeros clientes e atuam simultaneamente em diversos processos.
Essa ferramenta permite que cada um tenha ciência do trabalho que seus colegas estão desenvolvendo e auxilia também na divulgação de vitórias da empresa. Com isso, além de fortalecer o diálogo interno das conquistas da companhia, você ainda fortalece sua equipe e a incentiva para atingir um desempenho ainda melhor.
5. Elabore um manual de procedimentos
Os manuais de procedimentos deveriam ser uma ferramenta de comunicação interna indispensável em qualquer negócio. Afinal, quando existe um manual, o procedimento fica padronizado e o gestor não precisa ficar ensinando e explicando repetidas vezes como ele deve ser executado. Logo, ele se torna menos suscetível a erros.
O manual não precisa ser um passo a passo, ou seja, ele pode simplesmente incluir algumas instruções sobre o que o seu colaborador pode fazer ou não, assim como apresentar recomendações sobre a melhor forma de realizar uma determinada tarefa.
Por fim, lembre-se de que, independentemente das estratégias de comunicação interna a serem adotadas, o ideal é que elas melhorem o engajamento da equipe e tornem mais rápido o ritmo das tarefas dos profissionais.
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