Formalizar a comunicação, definir canais e estabelecer padrões são ações que promovem um bom diálogo entre a equipe e o alinhamento entre departamentos diferentes. Nisso, está incluso definir quais ferramentas de comunicação interna os colaboradores devem utilizar para se comunicarem uns com os outros e como elas podem ser utilizadas.
Pensando na importância do assunto, reunimos neste post as principais informações sobre a importância da comunicação interna e as ferramentas que vão ajudar nesse desafio. Acompanhe!
As consequências de uma comunicação interna insatisfatória
Antes de conhecer as ferramentas, entenda o que pode acontecer dentro da empresa sem uma comunicação interna eficiente.
Rádio-peão
Formalizar a comunicação interna impossibilita que a chamada rádio-peão receba mais atenção e importância por parte dos colaboradores do que a oficial.
Um exemplo disso é quando surge um boato de demissão em massa. Quando essa informação vasa pelos corredores e não há comunicação oficial, é criado um ambiente de instabilidade. Assim, a produtividade cai, o número de desligamentos por medo aumenta e o clima da empresa torna-se questionável.
Desalinhamento
Outra situação comum é o desalinhamento entre times. Por exemplo, a equipe de marketing passa oito horas por dia mergulhada em seus próprios desafios em uma sala isolada do time de produção que, por sua vez, está focado em produzir uma quantidade de produtos.
Quando o departamento de produtos precisa divulgar uma nova funcionalidade, um profissional se levanta e vai até a sala do marketing comunicar o lançamento pessoalmente para alguém. Essa pessoa, então, repassa a informação para o restante do seu time, mas podem surgir dúvidas que ela não é capaz de solucionar.
Inicia-se, então, uma situação de caos comunicacional, com muitas informações perdidas e o processo se tornando insatisfatório. Portanto, a empresa deve se preocupar em manter um canal formal de comunicação, implementando e definindo determinadas ferramentas como padrão.
As 3 melhores ferramentas de comunicação interna
Veja, agora, quais são, atualmente, as melhores opções de ferramentas para padronizar e otimizar a comunicação interna!
1. Trello
O Trello pode ser utilizado gratuitamente pelo time para organizar tarefas e alinhar a comunicação. Um ponto bastante positivo é a comunicação por projeto.
Ao contrário de e-mails e de outras ferramentas em que o diálogo acontece independentemente do projeto, o Trello divide essas conversas por etapas de cada empreendimento.
2. Slack
O Slack é excelente para otimizar a comunicação entre times e colaboradores. Com o plano premium da solução, é possível criar canais específicos de comunicação.
Caso seja necessário criar um canal só para os gestores alinharem assuntos entre si ou apenas para os profissionais de marketing da empresa, por exemplo, é possível. Isso é interessante para organizar o fluxo de comunicação.
Um outro ponto positivo é que a ferramenta pode ser utilizada por meio de um navegador, sem precisar de instalação.
Por último, mas não menos importante, destacamos a adição de novos contatos. Se a empresa contratou 20 novos colaboradores, você não precisa buscar cada usuário para adicioná-los ao Slack da companhia — eles já estarão cadastrados. Então, é só iniciar a conversa.
3. Skype
O Skype é um aplicativo gratuito que possibilita reuniões a distância, tanto por meio de vídeo quanto de áudio. O ponto positivo da ferramenta é a possibilidade de adicionar contatos de várias empresas ao mesmo tempo, diferentemente do Slack.
Dentre os vários benefícios do aplicativo, alguns deles são:
- possibilidade de instalação no celular;
- chamadas gratuitas de vídeo e de áudio;
- compartilhamento de telas;
- integração a ferramentas como o Amolto para gravar conversas;
- envio de documentos, imagens, áudios e outros formatos de arquivo.
Sem dúvidas, toda organização precisa investir na comunicação interna, seja para alinhar os times ou para promover um bom clima de trabalho. Caso sejam trabalhadas da melhor forma possível, as ferramentas de comunicação interna são grandes aliadas.
Então, compartilhe conosco: como a comunicação interna é trabalhada na sua empresa? Quais são as maiores dificuldades e forças da equipe em relação a isso? Deixe seu comentário e entre para a conversa!
